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        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介

        時間:2015年06月04日 點擊: 【字體:

        文章導讀:組織不斷發展的過程中,要適應擴張后的環境、市場、客戶和社會的變化,必須不斷地進行戰略、管理、業務和制度的調整,而這些調整必然要面對組織內控的難度不斷增加、企業跨地區程度越來越高、投資控股關系更多交叉重疊、
        組織不斷發展的過程中,要適應擴張后的環境、市場、客戶和社會的變化,必須不斷地進行戰略、管理、業務和制度的調整,而這些調整必然要面對組織內控的難度不斷增加、企業跨地區程度越來越高、投資控股關系更多交叉重疊、治理模式越來越復雜等一系列管理問題。
        如何保證大型組織管理的可控性和敏捷性,成為很多致力于加強集團管控的大型組織所面臨的普遍問題。具體表現在如下幾方面:戰略執行的挑戰;敏捷管理的挑戰;信息管控和知識創新的挑戰;文化融合的挑戰;
         
        • 致遠A8-m協同管理軟件特點
        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介
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        • 專為集團化多組織應用設計
        • 首創的多維信息空間(門戶)
        • 獨有的集團協作管理中心
        • 支持集團運營管控的審批中心
        • 嚴謹規范的集團無紙化公文流轉
        • 彰顯集團組織文化的輔助工具
        • 一體化的集團知識管理應用
        • 高效率的移動協同應用
        • 支持可持續發展的系統整合平臺
          • 致遠A8-m協同管理軟件簡介
            1. 集團化應用:實現組織內協同到跨組織的產業鏈和組織群協作的集團管控
        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介
        圖2:集團化組織架構
        • 集團化組織架構:支持集團治理結構和管理模式的組織架構,各種應用支持完善的權限控制,提供大組織、多業態的組織支撐
        • 各單位獨立運營的IT部署:各單位可以獨立實現完整的組織、行政和業務應用,是一套獨立協同軟件應用模式
        • 跨單位協同:統一的信息平臺治理結構、制度框架,跨單位的行政、財務、人力、和業務審批,跨單位計劃、任務下發和結果上報
        • 公文流轉:集團下多單位的多套公文管理,包含公文下發、上報和水平發送的公文交換,完整的簽報系統,完善的公文檔案共享
        • 集團化文檔管理:集團文檔和各單位文檔的自動沉淀、積累、共享、發布和主動推送,內部多級文檔的有效利用,成員各單位間文檔管理嚴密,分級管控
        • 公共信息發布:實現全集團的新聞公告發布,人事任免等信息可設置發布范圍
        • 企業文化:集團文化的門戶展現,口號、色彩、精神、制度差異
        • 多維信息空間:可擴充的多維信息空間,構建組織信息資源管控平臺
        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介
        圖3:常見空間及其分類
        • 信息管理:提供信息類別管理;提供信息權限管理;外部系統信息管理
        • 信息控制:客戶端信息訂閱自定義功能;主動式信息推送功能;集中式信息處理方式;便捷的信息轉發機制
        • 信息檢索:基于權限管控體系的企業級全文檢索
        • 協作管理中心:敏捷組織,快速響應
        協作是組織內最常見的工作行為之一。然而我們現在還是依靠E-Mail、QQ、MSN等工具在溝通,當需要多人協作處理事情時信息對稱就出現了問題;一旦事情推進中出現了問題,互相推脫、扯皮的現象就出現了。需要一種新的協作模式來彌補現有模式下如:請示匯報、任務下達、信息的互通、團隊協作、任務互助、工作協調等事件處理提高組織工作效率和執行力。
        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介致遠協同(OA)辦公系統A8簡介
        圖4:書面授權、協作交流、流程控制
        • 全程管控:所有協作信息均被完整記錄,為跨單位和部門的查詢和跟蹤提供方便依據,從而減少了推諉、扯皮的出現。
        • 時時反饋:及時提供任務執行全程各狀態、變動、結果等信息,確保任務執行全程管控,幫助領導隨時了解協作的瓶頸,實現動態優化。
        • 強化結果:解決組織內外溝通、協調、反饋三大關鍵點,減少過程信息衰減,提高過程監控,提升組織整體績效。
        • 審批管理中心:過程控制,規范管理
        不管是財務管控還是戰略管控或者營運管控的集團企業,審批都是組織中最常見的高頻管控行為。審批管理中心通過系統中可自定義的電子表單(格式、模板)與圖形化工作流(角色、流程、權限)的組合,通過遠程電子審批方式,來滿足組織內各級部門各式各樣的事務審批的要求,成為組織各種制度規范落地的展現工具,能充分體現組織規范性、標準化管理的特色。
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        圖5:智能表單+制度流程
        • 優化流程:審批事務的持續改進過程也是組織管理流程持續優化的過程,可顯著提升組織管理水平。
        • 制度落地:通過網上審批的剛性執行,實現“行為約束”和“制度落地”的管理,大大提高組織管理的規范性和可控性。
        • 提高效率:通過對時間、空間、地域限制的突破,加速組織審批速度,提升組織的決策反應能力。
        • 公文管理中心
        公文是組織在其工作活動中普遍使用的一種規范性文書,是組織管理中傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要工具,是組織內外日常辦公不可缺少的重要應用。電子公文管理是指以電子化的方式實現公文收發、交換和存檔的管理。集團公文管理支持集團實現電子公文一體化運轉,支持單一組織內以及多組織間各種形式的電子公文交換,并最終與公文檔案系統無縫銜接,實現電子公文的安全保存和管理。
        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介
        圖6:公文管理全生命周期
        • 遵循標準:遵循各項國家電子公文管理標準,提供安全有效的電子簽章系統,實現電子公文形成、交換、處理、歸檔等全過程的標準化、自動化,確保電子公文的合法性、權威性、安全性和有效性。
        • 貼近應用:提供從公文單、審批流程、套紅格式、領導審批界面等全面的自定義設計和人性化的處理策略,方便領導工作。系統特有的電子公文督辦功能,可時時監控公文運轉情況,簡便的異常情況手工調整,在方便進行公文督辦管理的同時,顯著提高公文的流轉效率。
        • 公文自動交換:系統支持分布式部署方式下的公文封發后的自動交換,同時提供標準化公文交換接口,為異構系統間的電子公文交換提供了基礎保障。
        • 知識管理中心
        知識管理是組織信息資源管控的高級階段,是知識的獲取、儲存、學習、共享、創新的管理控制過程,是組織管理的重要組成部分,是組織快速提升內部人員生產效率和技能素質的有力手段。集團知識管理中心包括:知識采集、知識存儲、知識整理、知識傳播四大部分,有效為組織內個人、部門、團隊、單位提供知識信息服務。
        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介
        圖7:組織知識形成過程
        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介
        圖8:知識中心結構
        ü   全過程文檔系統致遠A8文檔系統來源于工作過程,包含對工作過程的全程記錄
        ü   多版本復合文檔系統:支持自建、上傳、編輯修改復合文檔,自動產生歷史版本,生成版本號,歷史版本可被恢復成當前主版本
        ü   分類組合查詢:文檔庫可預置由系統文檔屬性和自定義文檔屬性構成的多個條件進行組合查詢。
        ü   企業全文檢索:支持表單、公文、計劃、工作任務、人員信息的全文檢索,支持對正文、附件的全文入庫和分詞,查詢高效
        ü   優化檢索引擎分類檢索引擎,可以將結果按照時間排序或按相關度排序;檢索結果可下載、打開或定位文件夾
        1. 輔助文化建設中心
        信息化作為組織文化建設的輔助手段,是加速、深化、規范組織文化建設的一種行之有效的方法。通過新聞、公告、討論、調查等手段推動組織精神文化建設,通過協同和工作流表單實現組織行為文化建設,通過網站、企業識別系統等推動組織物質文化建設。
        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介
        圖9:文化建設地圖
        • 行為文化:通過制度、行為的雙重約束,形成組織內的精細執行文化。
        • 組織凝聚力:多角度、多方式的信息推送,增強組織的融入感,提升組織凝聚力。
        • 文化特征:通過長期的使用,循序漸進導入管理思想,形成組織文化氛圍,樹立組織文化特征。
        • 傳導文化:借助協同系統,倡導和傳播組織的理念和價值觀。
        • 移動應用平臺
        基于智能移動終端的移動應用,全面支持iphone、Android手機客戶端應用和IPD應用,做到“自由掌控,隨時隨地,簡單舒適,時尚品味”
        致遠協同(OA)辦公系統A8簡介
        圖10:移動客戶端審批及流程展現
        • 高時效:碎片時間利用,出差、機場、會議、家里全天候緊急公文、審批單據和協同事務仿真處理,所見即所得,與組織保持實時信息同步
        • 重體驗 : 充分利用智能設備優勢,從用戶角度出發設計,界面友好,觸摸滑屏設計,無極縮放、流程拖拽,體驗感強
        • 易上手 : 支持蘋果iOS和Android智能操作系統,軟件基于觸摸屏設計,操作簡潔易用,無需培訓,一鍵安裝自動升級,零維護設計
        • 強安全 : 采用VPN和HTTPS安全連接,系統分層架構設計,強化安全策略,唯一身份綁定、可利用移動設備本地加密 ,即使移動設備丟失,也不會賬號盜用、信息被盜。
        • 整合平臺
        將組織現有信息系統和管理數據、業務數據等進行快速關聯整合,從而實現對集團信息資源和知識共享的過程。通過整合使用戶能夠從統一的通路訪問其所需的信息,把分散的信息資源整合在產品化的高度穩定和成熟的統一信息資源管控平臺上,通過多維信息空間門戶科學地管理、控制、檢索和共享信息,滿足用戶個性化擴展應用的需要。
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        圖11:系統整合示意圖
        • 數據整合:統一的數據視圖使數據得到有效利用,提升數據利用的深度和范圍,充分發揮信息資源管控的作用。
        • 流程整合:整合跨單位和組織的核心業務流程。通過整合可以實現業務流程的連續化,保證數據傳遞的快捷、完整、真實。
        • 界面集成:實現統一的入口和界面。用戶只需要登錄一個系統就可以完成所有的日常應用,有效提高信息系統的效率。
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