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        總賬系統中已經使用的科目設置輔助核算

        時間:2014年09月28日 點擊: 【字體:

        文章導讀:當一個科目已經錄入期初余額和本期發生額后,由于精細核算的需求,要啟用輔助核算。如何設置?例:“其它應收款”科目期初余額100元,本期借方發生200元,憑證已經記賬。因為該企業“其它應收款”主要
        當一個科目已經錄入期初余額和本期發生額后,由于精細核算的需求,要啟用輔助核算。如何設置?
        例:“其它應收款”科目期初余額100元,本期借方發生200元,憑證已經記賬。因為該企業“其它應收款”主要是核算員工預借差旅費和歸還差旅費。公司老板就想知道,哪個員工有多少差旅費沒有歸還。那么,這時就要把“其它應收款”科目設置為“個人往來”的。如何設置?
        處理步驟:

         
        1. 反記賬,取消憑證審核和出納簽字;
        2. 進入總賬期初余額中,把“其它應收款”的期初數100清空
        3. 在會計科目中,把“其它應收款”設置為個人往來輔助核算(會提示:“此科目已使用,修改輔助核算可能會造成數據錯誤!是否繼續?”,點擊“確定”按鈕);
        4. 期初余額界面,“其它應收款”科目顯示為藍色,
        雙擊“其它應收款”的期初數,彈出個人往來期初錄入界面。假定期初100元,分別應收員工張三40元,李四60元。則“其它應收款”的期初余額錄入如圖2-5所示。在“個人往來期初”錄入界面,點擊“退出”按鈕,則期初余額錄入界面“其它應收款”顯示為100元。
        總賬系統中已經使用的科目設置輔助核算 
                  圖2-5   錄入“其它應收款”的期初余額

         
        1. 在填制憑證中,找到有“其它應收款”科目的憑證,選中“其它應收款”分錄,雙擊憑證右下角的總賬系統中已經使用的科目設置輔助核算,錄入輔助信息。如圖2-6所示。
        總賬系統中已經使用的科目設置輔助核算 
                     圖2-6  修改憑證的上輔助信息

         
        1. 重新對憑證審核、出納簽字,記賬。 
        總賬系統中已經使用的科目設置輔助核算 注意:上述的操作步驟,看似簡單,但一旦操作不當,容易造成數據數據(對賬不平)。下面就把誤操作給大家展示出來,在以后的操作過程中應避免。
        不正確的步驟及現象:

         
        1. 反記賬,取消憑證審核和出納簽字;
        2. 在會計科目中,把“其它應收款”設置為個人往來輔助核算;(此時的現象:在期初余額界面,“其它應收款”科目顯示為藍色,表示輔助核算的科目,輔助核算的科目是不能直接修改期初余額的,所以“其它應收款”的期初余額100元無法刪除。)
        3. 雙擊“其它應收款”的期初數,彈出個人往來期初錄入界面,錄入張三40元;李四60元。(此時的現象:退出個人往來期初錄入界面,則“其它應收款”期初余額為200元。但明細記錄中顯示的是100元,這樣就造成了“總賬和個人往來輔助賬對賬不平”。)如圖2-7所示:
         總賬系統中已經使用的科目設置輔助核算
        引申:年度結轉后,總賬期初余額也會出現總賬和輔助明細賬對賬不平的情況,可以參照上述的修改方法。
        例:年度結轉后,總賬和客戶往來明細賬對賬不平是。錯誤報告中顯示:應收賬款科目總賬250元,明細賬200元。試算平衡,說明總賬數據是正確的。很可能在年度結轉過程中少結轉了一行明細記錄。
        修改步驟:

         
        1. 到會計科目中,把“應收賬款”的客戶往來輔助核算取消;
        2. 到總賬期初余額界面,這時“應收賬款”的期初數是可以修改的。修改為與明細記錄合計一致(不管明細記錄合計是否正確)。本例中修改為200元。
        3. 再到會計科目中,把“應收賬款”科目設置為客戶往來輔助核算;
        4. 再到總賬期初余額中,雙擊“應收賬款”得期初數,參照上年末應收賬款的客戶往來明細記錄,在這里補加記錄,或者修改記錄金額。使“應收賬款”科目期初余額為250元。(還要保證試算平衡)。
        總賬系統中已經使用的科目設置輔助核算 注意:如果開始試算不平衡,明細記錄合計數正確,總賬數不正確。則修改步驟操作到第(3)步即可。
         
         
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